Se fai fatica a rispettare le scadenze, ecco come aiutarti

Mamma Che Lavora
Imprenditrice che fa gli straordinari a tarda notte al computer portatile. Sta sfogliando documenti cartacei, usando un laptop

Nessuna immagine di sistema/Getty

Quando senti o vedi la parola scadenza, cosa succede a te e al tuo corpo? Cosa ne pensi? La tua mente vaga e le tue mani tremano? Ti capita di sudare, con goccioline di perline che gocciolano dalla tua fronte? Oppure entri in modalità di gestione delle crisi? Sei immediatamente produttivo, risolvendo il problema a portata di mano? Se rientri in quest'ultima categoria, si scopre che non sei solo.

La maggior parte di noi pensa di poter rispettare le scadenze. Il nostro cervello ci fa credere che ce l'abbiamo e siamo sulla buona strada. Ma ciò non significa che siamo adeguatamente preparati a rispettare tali scadenze. UN studi recenti ha scoperto che la maggior parte delle persone fatica a rispettare le scadenze, anche se pensava che la questione non sarebbe stata problematica.

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Lo studio, condotto da Roger Buehler, professore di psicologia alla Wilfrid Laurier University, e dai suoi colleghi dell'Università di Waterloo in Ontario,è stato fatto su un gruppo di studenti. Buehler e i suoi colleghi hanno chiesto a 37 studenti universitari di fare tre previsioni: la data in cui avrebbero presentato la loro tesi se tutto fosse andato per il meglio possibile, la data in cui avrebbero presentato la loro tesi se tutto fosse andato il più male possibile e la loro migliore ipotesi per quale sarebbe la loro data di presentazione effettiva. E le loro stime? Bene, diciamo solo che erano lontani.

Meno del 30% degli intervistati ha presentato il proprio lavoro entro la data in cui pensavano di farlo, o la data che rappresentava la migliore stima di quando il progetto sarebbe stato realizzato, e le previsioni ottimistiche erano anche peggiori. Gli studenti erano fuori da una media di 28 giorni. Anche se tutto fosse andato per il peggio possibile, le previsioni erano sbagliate. Gli studenti erano ancora troppo ottimisti. (Sì davvero.)

Detto questo, ci sono cose che tu e io possiamo fare per migliorare le nostre capacità di gestione del tempoe rispettare le scadenze.

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È più probabile che gli adulti agiscano quando una scadenza è imminente, Chris Delaney ,un life coach e autore di 'What Is Your Interview Identity', diceMamma spaventosa. Questo perché una scadenza nel futuro non crea abbastanza preoccupazione o preoccupazione per creare azione, con le persone che pensano 'Posso sempre iniziare quell'attività domani'. Ma il domani non arriva mai e, con l'avvicinarsi della scadenza, si instaura il panico.

Per aumentare la motivazione a lavorare su un'attività, l'attività deve essere suddivisa in diverse azioni con ogni azione che ha una scadenza logica, aggiunge Delaney.

Naturalmente, suddividere un compito in piccoli blocchi gestibili ha senso ma, per molti, la nozione è astratta. Non sappiamo da dove cominciare. Ma Lauren da Silva , un life coach a Waco, in Texas, ha alcuni suggerimenti.

All'inizio di un progetto, dovresti dedicare del tempo a raccogliere quante più informazioni possibili su ciò che devi fare, incluso chi deve essere coinvolto e quanto tempo impiegheranno i diversi componenti del progetto, dice da SilvaScariatoMammina.

Una volta che hai fatto i compiti, puoi creare una sequenza temporale per il tuo progetto, con più mini-scadenze lungo il percorso. Inizia il prima possibile e completa prima il compito più difficile, aggiunge da Silva, poiché ciò aumenterà la fiducia e ti aiuterà a sentirti come se avessi realizzato qualcosa. Dovresti quindi pianificare di farloverifica con te stesso (e con qualsiasi altra parte interessata) a quelle mini-scadenze per valutare la situazione, ad es. è successo qualcosa di inaspettato? Le cose stanno impiegando più tempo di quanto speravi? La tua sequenza temporale originale deve essere modificata o devi compensare in qualche altro modo i singhiozzi imprevisti? Rimanere al passo con il compito da svolgere ti aiuterà a sentirti e a mantenere il controllo. Aiuterà anche con le cose che eviti comportamenti auto-sabotanti, come la procrastinazione.

Detto questo, mentre è importante rispettare le scadenze, è anche importante rimanere umili e realistici.La maggior parte di noi accetta le scadenze al valore nominale, senza fare domande. Ma è importante considerare l'ambito del progetto prima di accettarlo.

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Puoi e dovresti verificare con te stesso se puoi o meno gestire realisticamente il progetto oltre a tutti gli altri impegni quotidiani o altri progetti che hai, spiega da Silva. Hai bisogno di mettere in pausa alcune di queste cose in modo da poter rispettare la scadenza? Puoi realisticamente assumere un nuovo compito? I bravi project manager capiscono cosa possono fare e cosa no. Sono anche assertivi: sanno quando e come dire di no.

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